Saiba quais as vantagens e desvantagens do eSocial, a obrigatoriedade do governo federal para 2018 criada para todas as empresas do país
É normal que mudanças ocorram nos departamentos, especialmente quando a tecnologia avança e ultrapassa o modo de trabalho que era realizado anteriormente. Para quem escolhe modernizar a gestão, o primeiro passo é realizar a contratação de serviços, como softwares, consultorias ou equipe especializada para criação de um sistema próprio – além de uma mudança cultural na empresa.
Com o eSocial foi assim. Após o governo anunciar que a medida obrigatória para todas as empresas, sejam privadas ou públicas, o programa passou a gerar muitas preocupações aos empregadores – afinal, quando algo se torna obrigatório, diversas vantagens e desvantagens passam a acompanha-la.
Se você não faz ideia de o que é eSocial, nós explicamos: esta é a nova forma de comunicar ao Governo todas as informações do trabalhador em uma empresa. Uma obrigatoriedade que integrará a rotina de mais de 8 milhões de empresas e de 40 milhões de trabalhadores.
O eSocial consiste em padronizar e unificar todas as declarações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de todo o país, por meio de uma única plataforma eletrônica. E mais: substituir 15 normas obrigatórias que continham informações redundantes.
A descrição do programa proporciona a sensação de que haverá menos burocracia e mais simplicidade para enviar os dados dos trabalhadores e da folha de pagamento. Porém, na prática, o que ocorre é o oposto, uma vez que se trata de um aumento significativo na complexidade em se administrar uma empresa no Brasil.
Neste post iremos comentar sobre as principais vantagens e desvantagens do eSocial para os empregadores e como adequar a instituição à essa obrigatoriedade. Acompanhe!
Quais São as Desvantagens do eSocial para as Instituições
Geralmente, ao questionar uma pessoa se ela prefere receber uma notícia boa ou ruim antes, a maioria escolhe receber a notícia ruim e depois a boa. Então começaremos assim: pela notícia ruim, nesse para os empregadores, mas boa para o Governo – vantagens e desvantagens para cada lado.
Uma das dúvidas para quem está pesquisando informações sobre eSocial, é entender como um programa que não cria nenhuma obrigação adicional e ainda simplifica o envio das declarações pode tornar a vida dos profissionais de RH tão complicada. Simples: multas pesadas.
As multas e penalidades são automáticas e passam a ser em tempo real para quem não cumpre com a burocracia e principalmente com os prazos curtos do cronograma eSocial e a qualificação cadastral.
Por isso as vantagens do programa, nesta ocasião, estão direcionadas ao Governo, enquanto as desvantagens para as empresas e os empregadores. Algumas dessas desvantagens do eSocial estão diretamente relacionadas às seguintes ocasiões:
- Atualização de Softwares — As empresas deverão atualizar o quanto antes seus sistemas de RH e Folha de Pagamento, com integração para o sistema do eSocial.
- Novas práticas para a equipe — Em um curto espaço de tempo, novos aprendizados por parte da equipe deverão acontecer, seja para um novo sistema, como para entender as novas práticas. Isso obriga a gestão a investir financeiramente em treinamento especializado para os departamentos (pessoal e RH) da empresa.
- Impactos na rotina de trabalho — A partir de agora será necessário revisar todos os processos internos na empresa, visto que a rotina diária nunca mais será a mesma de antes.
Quais são as Vantagens do eSocial
Mesmo com as dificuldades das empresas em se adaptar ao eSocial, como abordado no tópico anterior, ainda é possível extrair alguns benefícios para a empresa.
- Fornecimento de dados em um único espaço – Sabendo que em apenas um ambiente estarão todas as informações dos trabalhadores, o eSocial facilitará o envio das informações para um único local – seu webservice.
- Abrangência do conhecimento — O sistema exigirá mais conhecimento e detalhamento técnico dos profissionais de recursos humanos, departamento pessoal, segurança e medicina do trabalho, entre outros.
- Desburocratização – Com a implantação do programa, o preenchimento dos inúmeros formulários e declarações exigidos não será mais necessário (como a DIRF, o RAIS e o GFIP), de modo que as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas serão emitidas em um único arquivo.
- Direitos trabalhistas – O histórico trabalhista fica vinculado ao CPF do funcionário, o que torna mais fácil a concessão de benefícios previdenciários — como a aposentadoria ou o auxílio-doença. Isso também facilitará a fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas, tanto por parte do governo, quanto por parte dos próprios empregados
Sua Empresa Se Preparou para as Vantagens e Desvantagens do eSocial?
A ordem é para todos. Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões já devem estar em processo de adequação ao eSocial. Empresas com faturamento inferior, a partir do segundo semestre (julho) devem começar a informar ao governo os dados obrigatórios.
O sistema do eSocial Techne possui em seus módulos todos os leiautes e eventos do eSocial e realiza a atualização periódica sempre que um novo upgrade é informado. Além disso, possui um sistema de mensageria ao eSocial que realiza a geração dos arquivos XML, análise de erros, automatização dos processos.
As empresas devem colocar como prioridade o desenvolvimento de um software ou aquisição de um, uma vez que será necessário para incluir os leiautes da receita e iniciar o cadastro das informações base. Se os cadastros não estiverem corretos a empresa não conseguirá enviar a folha de pagamento (por exemplo), resultando em uma possível multa.
Gostou do texto? Há diversos aprendizados que podemos extrair das vantagens e desvantagens do eSocial. Nos conte qual é sua principal dificuldade com a obrigação. Até a próxima!