Desafios e mudanças do eSocial no setor público

O Comitê Diretivo do projeto publicou uma alteração que estabelece novos prazos para o eSocial no setor público e outras entidades.

Desde que o eSocial se tornou uma tarefa obrigatória, as organizações privadas já começaram a entregar todas as informações fiscais, tributárias e trabalhistas.

Para que não houvesse mais confusões e complicações, a Receita Federal dividiu os contribuintes em 4 grupos, de acordo com alguns critérios estipulados, como: faturamento anual, regime tributário ou atividade.

A divisão dos grupos foi a seguinte:

  • Grupo 1: Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016;
  • Grupo 2: Empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões em 2016 e não optantes pelo Simples Nacional;
  • Grupo 3: Empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores Pessoa Física (exceto doméstico), Produtores Rurais, Condomínios, MEI com empregados e entidades sem fins lucrativos;
  • Grupo 4: Administração pública e Organizações Internacionais.

As empresas do primeiro e segundo grupo já passaram a prestar suas informações ao eSocial. Enquanto o terceiro grupo está prestes a chegar na 3º fase (Folha de pagamento, no dia 10 de julho).

A partir do próximo ano, os novos desafios e mudanças surgem nos órgãos públicos. Sendo assim, este post do Blog eSocial Techne apresenta um parâmetro de como será o próximo o eSocial no setor público. Acompanhe!

Prazos para o eSocial no setor público

Quais são os prazos para as instituições públicas se adequarem ao eSocial

Aqui no blog já fizemos um post falando sobre o cronograma estabelecido para entregar o eSocial. Até o ano passado (2018), foi apresentado que os órgãos públicos deveriam começar a se adequar a partir de janeiro de 2019.

No entanto, houve uma mudança no cronograma e nos grupos – que antes eram 3 e, agora, passaram a ser 4. Veja como ficou os novos prazos:

  • 1º Grupo – 8 de janeiro de 2018
  • 2º Grupo – 16 de julho de 2018
  • 3º Grupo – 10 de janeiro de 2019
  • 4º Grupo – janeiro de 2020 (sem dia definido)

As instituições públicas fazem parte do quarto grupo definido pela Receita Federal. As grandes empresas (com faturamento maior que R$ 78 milhões referente ao ano de 2016) já cumpriram as seis fases, das quais o setor público começará a informar o eSocial de 2020.

São 6 fases que compõem:

  1. Cadastros do empregador e tabelas;
  2. Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
  3. Folha de pagamento;
  4. Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias;
  5. Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS;
  6. Dados de segurança e saúde do trabalhador.

Multas e autuações no eSocial

Multas e autuações do eSocial no setor público

Uma das maiores preocupações dos gestores de recursos humanos e contábeis são as multas e autuações com o eSocial. As empresas que não enviam as informações ao eSocial já começaram a receber notificações devido ao descumprimento da norma. Isso acontece, pois o eSocial é fiscalizador.

As instituições do setor público também estão sujeitas a receber tais punições, por isso é importante estar sempre atento aos prazos e envio correto das informações.

Se você é gestor da área responsável por enviar o eSocial, é importante estar atento aos prazos e fazer com que as multas sejam algo de conhecimento de todos.

As multas que você deve se preocupar são:

Multas trabalhistas e do FGTS

Essas multas já existem. No eSocial será checado se os direitos do trabalhador possuem alguma inconsistência. Caso seja verificado, um alerta é enviado para a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, responsável por multar a empresa. Também é passível de multa o empregador que não realizou os depósitos de FGTS.

Multas Previdenciárias, Fiscais (IRRF) e de SST

As multas serão geradas por diferentes órgãos, porém todos são observados de perto pela Receita Federal. As autuações de SST são geradas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, é necessário conhecimento de todas as normas que a empresa deve cumprir, estar de acordo com a legislação e possuir todos os laudos e programas atualizados.

O não recolhimento correto da contribuição previdenciária patronal, omissão de reconhecimento de autônomos, não tributação correta de uma rubrica, geram multas previdenciárias.

Uma das mais importantes e que requer muita atenção é o Imposto de Renda (IRRF), que deve compor a base de cálculo corretamente.

Multas das Obrigações Acessórias

Caso as obrigações acessórias não sejam entregues dentro do prazo, com erros ou omissões, as instituições estão passíveis de multa do eSocial no setor público.

Isso pode acontecer se o eSocial não entregar o evento S-1299 (eventos periódicos) até o dia 07; O DCTF Web e o EFD Reinf não fechar até o dia 15.

eSocial no setor público impacta a gestão

Como o eSocial no setor público impacta a gestão

Atualmente, as instituições públicas prestam contas para quatro entidades: Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Previdência Social.

Por ser distribuído dessa maneira, cada órgão possui suas próprias regras, fazendo com que as informações se percam ou sejam alteradas. O resultado disso é que o colaborador da organização tenha registros diferentes em cada sistema.

O eSocial no setor público irá impactar diretamente neste ponto da gestão de RH, pois ele irá padronizar as informações de contratação regidos pela CLT. Este desafio é similar ao que ocorre para as empresas privadas:

  1. Contam com seus próprios regimes de previdência social (RPPS) ou jurídico;
  2. Não enviam CAGED mensal para colaboradores admitidos e desligados (processo padrão em empresas privadas);
  3. Não adicionam admissões na folha de pagamento do mês vigente;
  4. Desligamento não é adicionado à folha de pagamento do mês vigente;
  5. Gerenciam a jornada de trabalho por meio de planilhas;
  6. Realizam o controle de ponto de forma manual, em cartão físico etc.

Sabendo que o prazo para iniciar o eSocial para órgãos públicos começa apenas em 2020, os funcionários já podem começar a elaborar um checklist que auxilie nas rotinas do dia a dia. Que pode ser:

Checklist inicial para o eSocial

  • Qualificação cadastral dos trabalhadores da instituição. Os cadastros estão completos, inclusive com o CPF de dependentes menores?
  • Processos e práticas auditados, nos setores trabalhistas, previdenciários e fiscais, orientados para o eSocial
  • Designar uma equipe ou pessoa para implantar as sugestões das auditorias de processos e práticas.
  • Revisar os contratos dos estagiários.
  • Revisar na tabela de cargos. Os cargos estão compatíveis com os CBOs enquadrados?
  • Software que atenda ao eSocial
  • Revisar a tabela de rubricas. As incidências de INSS, FGTS e IRRF estão corretas? As naturezas do eSocial foram relacionadas às verbas da folha de pagamento?
  • Realizar periodicamente treinamentos sobre o eSocial?
  • Conscientizar as lideranças sobre o desenvolvimento da cultura e da comunicação para atender aos requisitos do eSocial.

Sistema completo para o eSocial no setor público

Sistema completo para o eSocial no setor público

O eSocial é um processo que envolve inúmeras etapas, precisa de um profissional capacitado que compreenda todas as informações referentes às tabelas de rubricas, dados cadastrais, tributários, fiscais e trabalhistas.

Para ajudar a facilitar a rotina dos profissionais é importante ter um software que ajude nessa nova jornada. O eSocial Techne foi criado para isso: tornar as rotinas mais produtivas, ágeis e com todos os eventos criados pelo eSocial já cadastrados. Assim é mais fácil otimizar o trabalho de quem lida com a obrigatoriedade.

O eSocial Techne possui um ambiente completo para atender às empresas do setor público e grandes corporações. Peça uma demonstração gratuita.

Gostou do texto? Diga nos comentários como a sua instituição pública está se preparando para o eSocial e se já possui alguma solução. Não se esqueça de nos seguir nas redes sociais para ter mais informações. Até a próxima!

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