mudança do eSocial para sua empresa

Entenda a importância da mudança do eSocial para sua empresa

O eSocial é um projeto fiscal digital do Governo federal, desenvolvido para questões previdenciárias e trabalhistas, que tem o objetivo de facilitar o envio dos dados sobre trabalhadores para um site e permitir que as empresas prestem essas informações apenas uma vez. Assim, o eSocial costuma ser utilizado pelo setor de RH (Recursos Humanos) de empresas dos mais variados segmentos, desde salões de cabelo até empresas de ferramentaria, por exemplo.

Nesse sentido, o artigo a seguir irá explicar o conceito do eSocial, procurando explorar as mudanças que ocorreram desde a criação do projeto, bem com as vantagens de cada uma. 

 

O que é o eSocial

O eSocial é um projeto que surgiu a partir do Decreto nº 8373/2014 do Estado brasileiro, dando origem ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Esse sistema tem o objetivo de criar uma comunicação entre os empregadores e o Governo. Assim, é possível transmitir ao Governo, de maneira unificada, as informações relativas aos trabalhadores de uma empresa, tais como:

  • Vínculos trabalhistas;
  • Contribuições previdenciárias;
  • Comunicações de acidente de trabalho;
  • Folha de pagamento;
  • Escriturações fiscais;
  • Aviso prévio;
  • Informações sobre o FGTS.

Com isso, a transmissão eletrônica de tais dados citados acima simplifica o envio, por parte das empresas, de informações relacionadas a obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, necessárias até mesmo para empresas pequenas e MEIs (Microempreendedores Individuais), como uma pessoa jurídica que realiza conserto placas eletrônicas, por exemplo.  Dessa maneira, é possível reduzir a burocracia a respeito das prestações das organizações.

 

Quais são as vantagens de se utilizar o eSocial

A principal vantagem gerada pelo eSocial é o fato desse sistema simplificar bastante os processos das empresas, oferecendo a elas maior produtividade e menos tempo com preocupações relativas a questões previdenciárias, fiscais e trabalhistas.

 Além disso, a utilização de um sistema especializado evita erros de cálculos no recolhimento de FGTS e de outros tributos, algo muito recorrente dentro das empresas durante a geração de tais documentos. Um exemplo disso é uma empresas de usinagem que podem economizar muito tempo durante a sua prestação de informações.

Outro detalhe é que o eSocial proporciona uma maior segurança jurídica para as empresas, favorecendo tanto as organizações quanto o governo. Existem outras vantagens que vale a pena serem citadas, como: a integração dos processos; a fácil disponibilização de informações aos órgãos necessários e o registro rápido de novos dados, algo recorrente durante a contratação de novos empregados.

Já dentre as vantagens que o eSocial proporciona ao trabalhador, tem-se o fato de que esse sistema oferece maior garantia aos colaboradores de uma empresa em relação à segurança de seus direitos previdenciários e trabalhistas, bem como uma maior transparência sobre as informações presentes em contratos de trabalho.

 Também é registrado os dados de pagamentos feitos ao trabalhador, das condições e das características do trabalho e dos riscos sobre os quais um colaborador de uma certa empresa está exposto, algo muito importante para trabalhos mais árduos, como uma empresa de usinagem de peças, por exemplo.

 

As mudanças do eSocial

O eSocial é um sistema que não gera nenhuma alteração na legislação trabalhista em vigor, muito menos acrescenta novas informações. Apesar de ter sido criado em 2014, o sistema só foi implementado em 1º de janeiro de 2018, contando com uma obrigatoriedade de uso pelas empresas e contribuintes. 

Todavia, mudanças ocorreram e ainda estão prestes a acontecer a respeito do eSocial, exigindo uma atenção maior por parte dos empregadores. Por essa razão, será demonstrado um cronograma mostrando o histórico das mudanças do eSocial.

 

Mudanças em 2018/2019

Os anos de 2018 e de 2019 para o eSocial foram marcados pela implementação do sistema. Portanto, a maioria das empresas que existem na atualidade possuem obrigações relacionadas a esse sistema. 

Para essa implementação, as empresas foram divididas em quatro grupos diferentes: o grupo 1, composto por empresas com faturamento anual superior a 78 milhões de reais, como por exemplo, grandes firmas de locação de compressores; o grupo 2, composto por entidades empresariais, as quais são optantes pelo Simples Nacional e os MEIs possuem empregados; o grupo 3, composto por entes públicos; o grupo 4, composto por pequenos produtores rurais pessoas físicas e Segurado Especial.

Nesse sentido, cada grupo precisou passar por 5 fases principais, sendo que a última sinalizou a total implementação do eSocial em todas as organizações do país. No caso, o primeiro grupo alcançou a última fase em janeiro de 2019, o segundo idem, o terceiro em julho de 2019, bem como o quarto grupo.

 

O novo eSocial

No dia 9 de julho de 2019, foram anunciadas mais mudanças que deverão ocorrer com o eSocial, desta vez relacionadas ao funcionamento do sistema. Basicamente, o eSocial será substituído por dois sistemas que irão vigorar em janeiro de 2020. 

A ideia é de que, ao invés de existir um único sistema para a transmissão de todas as informações de uma empresa citadas acima, serão utilizados dois sistemas: um responsável pelas informações trabalhistas e previdenciárias e outro relativo às informações tributárias. Com isso, ocorrerá uma grande redução nas informações que precisam ser prestadas pelos empregadores.

Essa mudança é justificada por críticas de usuários e desenvolvedores de sistemas, os quais propuseram certas alterações para tornar o sistema menos complexo: a utilização de uma tabela padrão de rubricas, eliminando a necessidade de se realizar um cadastro de rubricas próprias; a desnecessidade de se cadastrar processos judiciais para assuntos não relacionados ao FGTS e aos tributos; a eliminação de tabelas de funções, horários e cargos; a exclusão de campos opcionais, como números de documentos pessoais; entre outras. 

Contudo, apesar de todas as mudanças, a forma de transmissão de informações ainda será por meio da internet, porém, com uma flexibilização maior das regras, auxiliando empresas que possuem uma grande carga de informações a serem enviadas, como uma firma que cria projetos de instalações elétricas industriais, por exemplo. Isso permite um envio mais fácil das informações, reduzindo ainda mais o risco de erros provocados por informações incorretas.

 

Todas essas alterações serão realizadas de acordo com as seguintes premissas:

  • A desburocratização de processos;
  • A substituição de obrigações acessórias;
  • A eliminação de questões complexas;
  • A integração e a continuidade das informações;
  • A modernização e a simplificação do sistema;
  • A não solicitação de dados já conhecidos;
  • O respeito pelo investimento de empresas e profissionais.

Apesar do novo eSocial passar a vigorar em janeiro de 2020, alterações já ocorreram no sistema atual. Reformulações irão ocorrer, como a revisão do layout, a dispensa da apresentação de informações que atualmente são obrigatórias, a flexibilização de regras que dificultam o preenchimento da folha de dados, entre outras. 

Todas essas ações têm o intuito de não impactar os empregadores durante a transição, tornando diversos campos, que serão eliminados no futuro, opcionais hoje. Todavia, isso não significa que o eSocial atual será suspenso.

 O envio de informações dentro dos prazos vigentes ainda é necessário por todas as organizações empresariais, como uma fabricante de secador de ar, por exemplo. Contudo, somente novas fases e novos dados não serão solicitados enquanto a alteração para o novo sistema não ocorrer.

 Tudo isso tem o intuito de garantir a substituição de certas obrigações, como a utilização dos dados disponível no eSocial para a concessão de benefícios tais como o INSS e o Seguro Desemprego para os trabalhadores.

 

Qual a situação do MEI com o novo eSocial

É importante notar que os MEIs e o Segurado Especial receberão um tratamento diferenciado com o novo eSocial. Eles irão ter direito a um ambiente virtual mais simplificado, já disponível para pessoas MEI e o Segurado Especial, para a prestação de informações.

 Várias ferramentas estarão disponíveis, tais como admissão de empregado, férias, folha de pagamento, desligamento, contando sempre com automatização e simplificação. Estas irão permitir a execução de rotinas trabalhistas as quais, antes, eram limitadas apenas a escritórios de contabilidade ou a grandes empresas, como uma fabricante de cabo de aço, por exemplo.

 

Como fica a situação de empregadores domésticos

Os empregadores domésticos ainda precisarão prestar informações a respeito de seus funcionários, o que inclui o fechamento de folhas de pagamento e a geração de guias de pagamento (DAE). Entretanto, novas ferramentas virtuais estão sendo desenvolvidas para promover mudanças no eSocial doméstico, facilitando mais ainda a vida dos empregadores.

 Essas ações serão tomadas após pesquisas feitas com usuários ter detectado pontos do sistema que carecem de melhoria e que, portanto, passarão por alterações.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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